Полиграфия может автоматизировать свою деятельность на уровне бизнес-процессов, внутренних коммуникаций и самой технологической цепочки – выбор зависит от предприятия. Простое меню и удобная навигация позволяют быстро освоить программу всем сотрудникам, уполномоченным для работы с ней, которые получают индивидуальные логины и пароли, формирующие каждому отдельную рабочую зону с предоставлением персональных электронных форм для отчетности.
Преимущества программы для полиграфии заключаются в автоматизации учета и расчетов, которые в организации зависят от множества параметров, в контроле над реализацией заказов, т.е. над планированием и исполнением работы всеми причастными к производственному процессу службами. При приеме заявки на изготовление полиграфической продукции открывают специальную форму – окно заказа и указывают в ней две основные категории данных, клиента и вид работы.
Сведения вносятся в форму из встроенных в нее баз данных, куда осуществляется автоматический переход из ячеек и такой же возврат в главное окно. Например, чтобы добавить заказчика, соответствующая ячейка перенаправляет в базу контрагентов, где сосредоточена вся информация о компаниях, с которыми полиграфия взаимодействует, включая их наименования, контакты, реквизиты, архив отношений и весь перечень документов, оформленных в процессе совместной работы. Нужного клиента выбирают оперативно через контекстный поиск по первым буквам его наименования в CRM-системе, формат которой имеет упомянутая база, и щелчком мыши вводят в окно, вместе с этим действием опосредованно добавляя всю информацию, известную о нем.
Указывают дату приема и предполагаемую дату сдачи заказа, переходя к оформлению его содержания. Первым делом, определяют формат заказа, выбирая из вложенного прайс-листа, где перечислены все виды полиграфической продукции, а затем в выпадающем перечне выбирают те работы, которые требуется осуществить конкретно по данной заявке. Естественно, это печать, для ее оценки нужен тираж, далее могут быть указаны фальцовка, УФ-лак, высечка и иные работы.
При этом расчет ведется автоматически по каждому виду работ, и сотруднику полиграфии остается только задать параметры выбранной заказчиком продукции, согласно которым она будет подготовлена. Сумма заказа появляется как общий итог. Варьируя тиражи и параметры, можно получить разные цены, из них клиент выберет наиболее оптимальный вариант для себя.
