Деятельность любой, даже самой маленькой фирмы, связана с оформлением большого количества документов. Однако стоит позаботиться не только о грамотном составлении бумаг, но и о правильном хранении. При этом речь идет не только об отведение определенных площадей на предприятии под документы, но и систематизация материалов, объединение их в дела, соблюдение сроков хранения. Далеко не всегда с этим может справиться обычный делопроизводитель. В большинстве случаев потребуется помощь специалиста, владеющего архивным делом и знающего законодательство нашей страны.
Организация хранения и уничтожения документов требует существенных знаний. Конечно, эту работу можно получить делопроизводителю, однако в этой ситуации за любую ошибку при проверке будет отвечать сама фирма, в то время как специалисты, работающие в архиве, дают гарантия качества выполняемых услуг.
В процессе работы с документами необходимо провести экспертизу ценности бумаг, во время которых определяется срок хранения материалов. Документы с кратким сроком хранения должны находиться на предприятии, а долгосрочные материалы со временем передаются на хранение в архив. Последние необходимо подшить в специальную папку – дело, в которой может храниться до 250 страниц, при этом материалы должны быть систематизированы по определенному признаку. На обложке дела требуется наличие печати и подписей членов комиссии. Краткосрочное хранение документов предполагает составление описи дел, а долгосрочное – номенклатуры, в которой будут содержаться реквизиты дел и их краткое описание. Такая информация поможет легко и быстро найти нужный документ.
В случае истечения срока хранения документы подлежат уничтожению. В соответствии с законодательством нашей страны утилизация может быть произведена двумя способами – измельчением с помощью промышленного шредера или путем сжигания. Для второго варианта требуются специально организованные площадки, иначе будут нарушены требования пожарной безопасности. Промышленный шредер нет смысла приобретать, если фирма небольшая. Логичнее всего обратиться за помощью к специалистам. Они гарантируют конфиденциальность информации, а процедура уничтожения будет проведена в соответствии со всеми правилами – экспертизой документов, составлением требуемых актов. В том случае, если какие-то требования к хранению и уничтожению материалов проигнорированы, то фирма может быть привлечена к административной и даже уголовной ответственности.
